Az ERP (Enterprise Resource Planning, magyarul vállalatirányítási rendszer) olyan szoftver, amelyben a cég készlete, beszerzése, értékesítése, számlázása és pénzügyi adatai egyetlen közös adatbázisban vannak. Az ERP rendszer jelentése tehát röviden ennyi: amit ma öt táblázatban és három programban vezetsz, az egy helyen van, és amit egyszer beírtak, azt minden részleg ugyanúgy látja.
Ha kereskedelemmel vagy disztribúcióval foglalkozó kkv-t vezetsz, az alábbi szakaszok sorra veszik, mi van egy ERP-ben, miben más, mint a számlázó vagy a CRM, miből látszik, hogy kinőtted a táblázatokat, és mit kérdezz meg egy szállítótól, mielőtt bármit aláírsz.
Egy rendelés útja táblázatokkal és ERP-vel
A legjobban egy példán látszik, ezért kitaláltunk egy céget: a Kertlánc Kft. öntözéstechnikai nagykereskedés, 14 fővel, két raktárral. Szivattyúkat, csöveket, csepegtetőrendszereket árul kertépítőknek és webshopon keresztül magánvásárlóknak is.
Egy rendelés útja ma a Kertláncnál így néz ki: a rendelés e-mailben jön, az értékesítő kinézi a készlettáblázatból, hogy van-e áru, telefonál a raktárba, mert a táblázat nem mindig friss, aztán kézzel beírja a tételeket a számlázóba. A beszerző hó végén egy másik táblázatból próbálja kitalálni, mit kell utánrendelni.
Egy ERP-ben ugyanez egy folyamat. A modulok, amelyekkel szinte minden ERP-ben találkozol:
- Készlet és raktár: minden mozgás (beérkezés, kiadás, áthelyezés két raktár közt) azonnal látszik, így az értékesítő nem telefonál a raktárba, hanem megnézi.
- Értékesítés: ajánlat, rendelés, szállítólevél és számla ugyanabból az adatból készül, ezért nem kell a tételeket háromszor begépelni.
- Beszerzés: a rendszer látja, mi fogy és mi áll, így az utánrendelés nem hó végi becslés.
- Pénzügy és számlázás: a kiállított számlák és a kintlévőségek ugyanott vannak, ahol a rendelések.
- Vezetői riport: a forgalom, a fedezet és a készletérték nem hó végén áll össze kézzel, hanem bármikor lekérdezhető.
A lényeg nem a modulok száma, hanem az, hogy egy adat egy helyen él. Ha a Kertláncnál valaki módosít egy cikkszámot vagy árat, azt a webshop, a számla és a raktár is ugyanúgy látja.
ERP, ügyviteli program, CRM, Excel: hol a határ?
A „vállalatirányítási rendszer” és az „ügyviteli rendszer” kifejezést sokan keverik, és a szállítók sem használják egységesen. A gyakorlatban így érdemes szétválasztani:
| Típus | Mire jó | Hol akad el |
|---|---|---|
| Excel / táblázatok | Gyors kezdés, rugalmas | Nincs élő kapcsolat, sok a kézi másolás |
| Számlázó program | Számla, NAV-adatszolgáltatás | A számla előtti és utáni munka (készlet, beszerzés) jórészt kívül marad |
| Ügyviteli program | Számlázás + alap készlet | Vezetői kép, beszerzési döntés gyenge |
| CRM | Ügyfelek, ajánlatok, sales | Raktár és pénzügy kívül marad |
| ERP | Az egész cég egy adatbázisban | Bevezetése munka, adattisztítás kell |
Kis- és középvállalatoknak szóló ERP-rendszer például az SAP Business One vagy a Microsoft Dynamics 365 Business Central, és hazai fejlesztésű rendszerek is elérhetők. Hogy melyik illik egy céghez, azt nem a név dönti el, hanem az, hogy a saját folyamataidat le tudja-e képezni.
Magyarországon a számla online adatszolgáltatása a NAV Online Számla rendszerébe kötelező, ezért bármilyen rendszert választasz, ennek a kapcsolatnak működnie kell. Az olyan elterjedt számlázók, mint a Számlázz.hu vagy a Billingo, erre a feladatra valók; egy ERP vagy kiváltja őket, vagy összeköttetésben dolgozik velük.
A Kertlánc esetében a számlázó jól teszi a dolgát. A gond nem a számlával van, hanem azzal, ami előtte és utána történik: a készlettel, a beszerzéssel és azzal, hogy a vezető nem látja egyben a céget.
Öt jel, hogy a táblázatok már többe kerülnek, mint amennyit megspórolnak
Nem minden kkv-nak kell ERP. Egy tízfős szolgáltató cégnek, amelynek nincs raktára, valószínűleg elég egy számlázó és egy jó CRM. Az alábbi jelek viszont arra utalnak, hogy kinőtted a jelenlegi megoldást:
- Ugyanazt az adatot többször gépelitek be. Ezt arról veszed észre, hogy a rendelés tételei előbb egy e-mailben, aztán a táblázatban, aztán a számlázóban is megjelennek, kézzel.
- Eladtatok olyat, ami már nem volt raktáron. Ha ez havonta többször előfordul, a készletadat nem élő, és minden ilyen eset egy kínos telefon a vevővel.
- A beszerzés megérzésre megy. Ha a beszerző a „szerintem fogy” alapján rendel, egyszerre lesz túl sok áru az egyik polcon és hiány a másikon.
- A havi vezetői kép napokig készül. Ha a fedezetet vagy a készletértéket valakinek kézzel kell összeraknia, a döntés könnyen egy hónapot késik.
- Egy ember fejében van a rendszer. Ha a táblázatok logikáját csak egy kolléga érti, a szabadsága alatt lelassul a cég.
A Kertláncnál mind az öt jel megvan. Hogy ez mekkora teher, azt egy egyszerű számpélda mutatja meg.
Feltevés: hetente 60 rendelés érkezik, és rendelésenként 4 percet vesz igénybe a tételek kézi átvitele a táblázatból a számlázóba, plusz a készlettáblázat frissítése. Ez heti 60 × 4 = 240 perc, vagyis 4 óra. Havi 4 héttel számolva 16 óra, ami napi 8 munkaórával számolva havonta két teljes munkanap, csak másolással. Ebben még nincs benne a hibák javítása, a raktárba tett telefonok és a hó végi riport összerakása. A te cégedben a számok mások lesznek, de érdemes ugyanígy kiszámolni: rendelések száma × percek rendelésenként.
Hol segít az AI egy vállalatirányítási rendszerben, és hol nem
A hagyományos ERP az adatokat rendezi. Az AI-val kiegészített ERP a rutinmunka egy részét is elvégzi, de nem mindent, és ezt fontos tisztán látni.
A BrandMind AI-alapú ERP rendszere termékekkel dolgozó kereskedelmi és disztribúciós kkv-knak készült, és három ponton nyúl a fenti gondokhoz. Az AI termék-alkotó révén a termékadatok és a leírások nem kézzel készülnek, ami a Kertlánc webshopjánál a sok száz cikkszám leírásának gondjához tartozik. A beszerzés-optimalizálás abban segít dönteni, mit, mikor és mennyiért érdemes rendelni: ez a Kertlánc „megérzésre megy” beszerzési gondjára felel. A vezetői BI pedig percek alatt állítja össze a döntéshez szükséges képet, nem hó végén. Ez a termék is úgy épült, ahogy a BrandMind egyedi szoftverei: a megrendelő folyamataira tervezett rendszerként, és valós cégeknél dolgozik.
Ami ettől még az ember dolga marad:
- A folyamatok eldöntése. Az ERP nem mondja meg, ki hagyja jóvá a nagy beszerzést, vagy mikor kap egy vevő engedményt; ezt a cégnek kell kimondania.
- Az induló adatok rendbetétele. Ha a cikkszámok duplikáltak és a készletadatok rosszak, az új rendszer pontosan ezeket a hibákat fogja szépen megjeleníteni.
- Az üzleti döntés. A beszerzési javaslat javaslat: azt, hogy egy szezonális akció előtt bevállalsz-e nagyobb készletet, továbbra is te döntöd el.
- A beszállítói és vevői kapcsolat. Egy jobb riport nem tárgyal helyetted a szállítóval.
Ha még azt mérlegeled, hogy egyáltalán kész rendszert vagy saját folyamatokra szabottat érdemes-e választani, ehhez segít az egyedi és a dobozos szoftver összevetése.
Mielőtt aláírsz: kínos kérdések az ERP-szállítónak
A bemutatón minden rendszer gyors és szép. Ezek a kérdések azt mutatják meg, mi lesz két év múlva:
- Hogyan kapom vissza az összes adatomat, ha váltok, és milyen formátumban? Ha erre nincs egyenes válasz, a cég adatai a szállítóhoz kötnek.
- Mi nincs benne abban, amit most látok? Kérdezz rá külön a modulokra, a felhasználók számára, a NAV-kapcsolatra és a webshop-összekötésre.
- Ki viszi át a régi adatokat, és ki tisztítja meg őket? Az adatmigráció a bevezetés egyik legmunkásabb része, és sokszor senki nem vállalja.
- Mi történik a nekünk készült módosításokkal egy frissítés után? Ha minden frissítés elrontja a testreszabást, előbb-utóbb nem fogtok frissíteni.
- Élőben, a saját adatainkhoz hasonló példán megmutatják? A diasor nem bizonyít semmit; egy működő rendszer igen.
Kell-e ERP a cégednek? Döntés három kérdésben
Három kérdés eldönti, merre érdemes indulni:
- Van raktárad vagy termékkészleted? Ha nincs, valószínűleg egy jó CRM és számlázó elég.
- Több helyen él ugyanaz az adat? Ha igen, és ez havonta órákat visz el, az ERP-nek van értelme.
- A vezetői döntéseid hónapokat késnek a hiányzó adatok miatt? Ha igen, a vezetői riport önmagában is ok lehet a váltásra.
A Kertlánc Kft. esetében mindhárom kérdésre igen a válasz, ezért náluk az ERP a logikus út, nem egy újabb táblázat vagy egy külön készletkezelő. Érdemes azonban kimondani, mit nem garantál nekik egy ERP: nem teszi rendbe magától a duplikált cikkszámaikat, nem dönti el helyettük, mennyi szezonális készletet kockáztassanak, és ha a csapat a bevezetés után is párhuzamosan vezeti a régi táblázatokat, a két rendszer csak zavart okoz. A rendszer annyit ér, amennyire a cég átáll rá.
Ha a táblázatoktól nem ERP-vel, hanem kisebb lépésekben szabadulnál, a kkv-automatizálásról szóló cikkünk segít kiválasztani, mivel kezdd.
Első lépés: rajzold fel egy rendelés útját
Fogj egy valódi, múlt heti rendelést, és írd le papíron, hány helyre írták be ugyanazt az adatot, a beérkezéstől a számláig. Minden kézi másolás egy pont. Ha a végén ötnél több pontod van (ez ökölszabály, nem mérőszám), szorozd fel a heti rendelésszámmal, ahogy fent a Kertlánc példáján láttad: így megvan, mennyi idő megy el a cégedben csak másolásra.
Ezzel a rajzzal már konkrétan lehet beszélni. Küldd el a yourbrandmind@gmail.com címre, és megmutatjuk élőben, működés közben, hogyan festene ugyanez a rendelés egy AI-val kiegészített ERP-ben. Aki elérhetőséget hagy, azt 24 órán belül keressük.